EL MUNDO EMPRESARIAL
Día a día interactuamos de una u otra forma con el mundo empresarial, sin conocer muchas pautas y normas establecidas en ella. Por lo cual, es importante conocer sobre el protocolo que una empresa tiene; de ahí que, empresarial es un adjetivo que refiere a lo vinculado con las empresas y los empresarios. Ahora bien, se entiende por protocolo empresarial, las reglas sociales y formales que deben cumplirse en el seno de una empresa. Este protocolo establece las pautas y los límites que rigen el accionar de la compañía en cuestión. De esta forma, el protocolo empresarial suele regular el comportamiento de la empresa tanto en su interior como hacia el exterior. A través del protocolo, se fijan normas de convivencia entre los empleados y se establecen criterios de comunicación puertas afuera. Los protocolos empresariales recopilan las normas que deben seguirse para planificar, desarrollar y controlar acciones promovidas por una empresa. En muchos casos, no sólo incluyen reglas creadas por la compañía, sino que también recogen pautas fijadas por el Estado. Para esto, deben utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización y distribuir el texto de acuerdo con su extensión; tratar un solo tema por comunicación y redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usando un trato respetuoso y cortés, empleando un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. Estos documentos normalizados son: las cartas, los memorandos, las circulares y las actas. En concordancia, las cartas tienen el objetivo de informar y persuadir al destinatario. Este documento será elaborado teniendo en cuenta las normas ICONTEC y GTC 185. Los parámetros son:
Según las normas estandarizadas las márgenes para este documento siempre deben ir iguales: superior 4cm izquierdo 4cm derecho 3cm e inferior 3cm. Siempre debe ir con el logo o membrete de la empresa usar la información de manera respetuosa, Distribuir el texto según las normas estandarizadas en hoja tamaño carta. Debe usarse única y exclusivamente para manejo de la organización. No se debe utilizar para bienes personales. Por su lado, los memorandos, tienen el objeto transmitir información a las diferentes dependencias y áreas locales dependiendo las líneas de jerarquización de la organización. Se deben redactar en forma clara breve, sencilla, directa y de modo impersonal. Se debe tratar un solo tema por memorando, se utiliza para informar un hecho brevemente , aclarar alguna situación, dar respuesta a alguna comunicación recibida,, hacer llamados de atención entre otros. En este caso, no es necesario, poner el logo de la empresa pero si su nombre como encabezado. Por otra parte, las circulares, tienen el objetivo principal de dar a conocer información general, son de carácter interno se utilizan para informar norma, lineamientos, políticas. Las circulares externas informan nuevos productos servicios y reglas de negocios. Las circulares tratan un solo tema se emplean con respeto y cortesía Por lo regular las circulares se dirigen a un grupo determinado de personas. Las cartas circulares son personales. Las actas, Expresan lo tratado en una reunión o en una situación determinada; las actas deben llevar los nombres de todas las personas que participan en la reunión o junta. Se debe aclarar si es ordinaria o extraordinaria la reunión o junta. Se redactan en forma pasada excepto las actas de descargo. Cuando se efectúan votaciones se hace conteo y se deja registrado todo lo sucedido. Se utilizan como registro de todo lo acontecido o acordado en la reunión o acontecimiento. A su vez, existen normas técnicas dirigidas a todas las entidades que tienen como propósito mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. Esta se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación reglamentada por el decreto 4110 de 2004 que establece los requisitos para la implementación, documentación y mantenimiento de dicho sistema, adoptando la norma técnica de calidad en la gestión pública NTC-GP 1000. De igual manera, El término de calidad ha evolucionado desde el tradicional "cumplimiento de especificaciones", aplicable sólo a productos, a ser una nueva forma de gestión empresarial, aplicable a todo tipo de empresas, tanto industriales como de servicios, de cualquier tamaño, cuyos objetivos básicos son la satisfacción al cliente y la eficiencia económica. En España, el número de empresas que trabaja con alguna de las normas de calidad existentes aumenta cada año. Bien sea con las Normas de la familia ISO 9000 o bien con el modelo EFQM o el propio ONG con calidad. Esto nos indica que la calidad se está introduciendo cada vez más en la gestión de la empresa y poco a poco en el mundo de los servicios sociales y las ONG. La Calidad Total representa la otra gran tendencia de Gestión de la Calidad. Está basada en los criterios de los Grandes Modelos, y enfocada a la mejora de la gestión y de los resultados empresariales. Hasta el momento son varias las empresas españolas que han ganado, en alguna de sus convocatorias, el Premio Europeo a la Calidad Total, uno de estos modelos de gestión. En general, los modelos más ampliamente aceptados y con mayor reputación son los basados en Grandes Premios a la Calidad: el Premio Nacional de Calidad de Estados Unidos, "Malcom Baldrige", y el "Premio Europeo a la Calidad". Junto a ellos, aunque poco utilizado en Occidente, está el "Premio Deming" que es el Premio Nacional a la Calidad en Japón. Además, muchos países tienen su propio premio nacional, España por ejemplo cuenta, desde 1993, con el Premio Príncipe Felipe a la Excelencia Empresarial o el Premio Iberoamericano a la Calidad para los países de esa zona geográfica. Por lo cual, una norma debe poseer técnica, trazabilidad, calidad, orientación, ventajas y propósito de NTGC. Por otra parte, hay países que abordan la valoración, los cuales constan de poca documentación histórica y mucha administrativa, como USA y Canadá, pero no se pueden conservar toda la documentación; puesto que, crearía muchos problemas de acceso por los investigadores y existen pocos recursos para albergar tantos documentos (tanto físicos como humanos). De ahí que, existen criterios para controlar y valorar los documentos, tales como: conservar los de interés, valor y destruir el resto; en cada organismo una comisión calificadora de documentos administrativos, estudia las series documentales y decide si se eliminan o se conservan. Así mismo, se eliminan documentos sin valor secundario. La normativa establece la prohibición de eliminar documentos mientras subsista el valor probatorio. Siempre se deben eliminar documentos como: borradores, documentos preparatorios, elaborados en el proceso de un informe, recortes de prensa y publicidad, felicitaciones. Ahora, el vocabulario es muy importante para el éxito de una empresa; está constituido por el conjunto de palabras que conforman un idioma. En este sentido, un vocabulario es sinónimo de léxico en la medida en que este es el conjunto de unidades léxicas que integran una lengua. La palabra, como tal, proviene del latín vocabŭlum, y significa ‘vocablo’. Como vocabulario también se designa el conjunto de palabras de un idioma que son comunes o particulares de una región determinada: vocabulario chilango, porteño, cachaco, madrileño; de una disciplina, oficio o área de conocimiento determinada: vocabulario jurídico, gerencial, científico, de la pesca; o aquel que está asociado a un campo semántico específico: el vocabulario del amor. Vocabulario también puede referirse a un diccionario o al libro o catálogo (glosario, lexicón) que contiene una lista de palabras con sus definiciones. Vocabulario también puede hacer referencia al conjunto de palabras que una persona usa cotidianamente o conoce. También se le conoce a este tipo de vocabulario como lexicón mental. Un amplio vocabulario es siempre una aptitud muy valorada en las competencias comunicativas de una persona, pues se considera que demuestran inteligencia, nivel de educación y bagaje cultural. En este sentido, es usual, durante los años de formación, que una de las cuestiones en que hagan hincapié los educadores sea en el incremento paulatino de vocabulario por parte de sus alumnos. Así mismo, el vocabulario técnico es el conjunto de palabras inherente a determinadas disciplinas, oficios o áreas de conocimiento, que solo son conocidas o usuales entre los especialistas de cada ámbito específico. Como tal, los vocabularios técnicos son clasificaciones objetivas de palabras, donde la designación y la significación coinciden, es decir, los términos no son interpretables de otra manera, su significado es, en este sentido, unívoco. Vocabularios como el científico o el jurídico son un ejemplo de este tipo de léxicos especializados. Cuando se requiere enseñar a utilizar o a manipular algún equipo o maquinaria de una forma objetiva y clara, se utiliza lo que se conoce como lenguaje técnico. Este lenguaje está formado por la jerga de la tecnología en el cual se utiliza. Las personas utilizan un lenguaje común en su vida diaria, pero cuando se necesita explicar cómo se debe de operar un equipo, o cómo funciona alguna máquina, incluso algún concepto médico o financiero en donde se tienen conceptos y términos que no son conocidos más que por los especialistas en esa materia y no es claro para las demás personas, se utiliza un lenguaje técnico. Uno de los más claros ejemplos es el lenguaje que utilizan los expertos en ciencias de la computación; como: operating system, Hard Disk, Linux, consola x11, terabyte. Finalmente, se puede decir que el mundo empresarial está lleno de personas con cualidades, competencias y capacidades excepcionales; quienes deben seguir normas y lineamientos, como la norma GTC 185 para la gestión de documentos formales, la cual establece los lineamientos para la gestión de documentos organizacionales, basados en normas INCONTEC y contiene diferentes herramientas, que sirven de soporte para dar una mejor presentación y formalidad. Esto con el fin de facilitar las comunicaciones escritas y tecnológicas, optimizando así los recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la calidad en cada uno de los procesos internos en el área de trabajo. Estas orientaciones permiten el desarrollo y comprensión de la información que se transmite, de una manera organizada y completa; de acuerdo, a las exigencias que la sociedad tan cambiante en que nos desenvolvemos nos da.
DULCE MARÍA
Había una vez un niña llamada Dulce María que le gustaban mucho las estrellas; era tanta su pasión que se pasaba todas las noches mirando el cielo desde su ventana, hasta que un día la pequeña Dulce María encontró una estrella, muy hermosa en el cielo, convirtiéndose ésta en su favorita.
Noche tras noche la encontraba siempre en el cielo, hasta que un día de repente no era capaz de verla. La pequeña se vistió corriendo y salió de su cuarto trepando por un pequeño árbol que tenía enfrente de su ventana. Fue caminando y caminando buscándola sin parar, recorriendo un largo camino hasta que la encontró, pero de repente se dio cuenta de que se había perdido.
Sus padres karol y Jorge angustiados y preocupados la empezaron a buscar, no sabían dónde podría estar su hija. La pequeña al mismo tiempo intentaba buscarles a ellos entre la oscuridad de la noche, pero no era capaz de encontrar el camino hacia su casa. En ese momento su estrella favorita comenzó a brillar fuertemente, moviéndose en el cielo como si quisiera marcarle el camino hacia ellos.
Siguió a la estrella durante todo el camino consiguiendo encontrar finalmente su casa donde estaban sus padres muy preocupados. La niña fue hacía ellos rápidamente para abrazarlos, sintiéndose muy contento al poder estar otra vez con su familia.
La niña al volver a su habitación miró por la ventana y, dando gracias a la estrella y a Dios por ayudarle a encontrar a sus padres, se durmió feliz al saber que tenía una nueva amiga.
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