ADMINISTRACION

ADMINISTRACIÓN

La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener eficiencia o máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social, económico o estratégico, dependiendo de los fines perseguidos por dicha organización.

Administración moderna de una organización, centrada en la estrategia y enfocada a las necesidades del cliente.

Otras definiciones de Administración (según varios autores) son los siguientes:

La administración es una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se puede alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr.

La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. (George R. Terry)

La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. (José A. Fernández Arenas)

La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad. (Lourdes Münch Galindo y José García Martínez)

Andreas Kaplan específicamente describe la administración europea como "una gestión intercultural y social, basada en un enfoque interdisciplinario".1

La Administración es la gestión que desarrolla el talento humano para facilitar las tareas de un grupo de trabajadores dentro de una organización. Con el objetivo de cumplir las metas generales, tanto institucionales como personales, regularmente va de la mano con la aplicación de técnicas y principios del proceso administrativo, donde este toma un papel preponderante en su desarrollo óptimo y eficaz dentro de las organizaciones, lo que genera certidumbre en el proceder de las personas y en la aplicación de los diferentes recursos.

EVOLUCIÓN DE LA TEORÍA ADMINISTRATIVA

Administración: La administración se puede definir como “el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles” (Munch Galindo & García Martínez, 1990), es decir que un grupo de personas va a equilibrar y sincronizar una serie de actividades mediante el proceso administrativo para lograr un fin en común, su origen  se remonta a las palabras de origen latín ad y minister que implica aquella persona que realiza una función bajo el mando de otra .

Administrador: La Academia de la Lengua anota: “administrador. Que administra. Persona que administra bienes ajenos“.

Teoría: “Es un conjunto de estructuras (conceptos, definiciones y proposiciones) interrelacionados, que presentan una perspectiva sistemática de los fenómenos especificando las relaciones” (López Mejía, 2009), en pocas palabras es un grupo de conceptos que sirve para expresar la realidad.

Escuela: “Se conoce con el nombre de escuelas a aquellos grupos de autores que sustentan en forma sistemática principios y métodos similares respecto de una disciplina determinada” (Singapur, 2011).

Corriente: “es un adjetivo que permite nombrar a aquel o aquello que  corre. El término, está vinculado a lo que está en uso en la actualidad o que lo estaba en el momento de que se habla” (definicion.de, 2008).

Importancia de la administración

La administración se puede y debe aplicar a cualquier organización para su buen funcionamiento, además al aplicarlo en la empresa facilita el trabajo de todas y cada una de sus áreas, si quieres que tu empresa sea eficiente y productiva debes implementar la administración, estos puntos son un ejemplo de porque es importante la administración.

Antecedentes históricos

Todo comenzó con el surgimiento del hombre primitivo, este no tenía ningún conocimiento, pero si muchas necesidades, estas necesidades fundamentales como el alimentarse, el resguardarse de los cambios climáticos y otros, hicieron que de manera empírica se mostraran los inicios de la administración, con la agrupación y organización de estos hombres para poder cazar animales enormes y encontrar cuevas para refugiarse del clima.

Época primitiva

En este período ya existían las tribus (conjunto de familias) cuyo trabajo se centraba en la caza, recolección y pesca, este grupo de personas se dividían el trabajo dependiendo   de la capacidad, edad y sexo de cada persona, aquí la administración era la suma de esfuerzos para lograr el un fin que era el de subsistir.

Periodo agrícola

En este periodo se preservo la división que existían en la época primitiva, aquí surge la agricultura y la  vida  sedentaria,  estas  pasaron  a  ser  de  orden  primordial,  aquí  las  decisiones  la  tomaba  el patriarca.

Antigüedad grecolatina

Tiempo después el incremento de la población implico mejorar la coordinación de las actividades. Aparece  el  estado  gracias  a  los  imperios  de  las  civilizaciones, y  con  ello  la  literatura,  la organización política, la escritura, el urbanismo,   la ciencia y las clases sociales. Aquí surge el esclavismo:

Sumerios: Con los sumerios  (5000 a.C.) nace la escritura gracias al desarrollo del comercio, ellos contaron con un sistema donde anotaban  las transacciones comerciales, que se  tallaban en tablillas de arcilla, pero  los más importantes  se  tallaban en tablas  cocidas  al horno  (representaciones pictográficas). Mediante una jerarquía de maestros artesanos, obreros y aprendices se producían objetos, con lo que aparece la estratificación laboral; y los excedentes como alimentos o utensilios se guardaban en los almacenes de los palacios.

Egipto: los Egipcios (4000- 2000 a. C.) ya tenían administradores con la   capacidad de planear, organizar y controlar a miles de trabajadores para la construcción de sus de sus monumentos y pirámides para las que trabajaban más de 100 mil personas al mismo tiempo y con muy pocos descansos, inclusive hasta morir. Ya existían otros puestos especializados como los recolectores de miel o los mineros, se llevaba a cabo la recolección de impuestos. Los egipcios fueron grandes administradores, todo lo planeaban con tiempo y exactitud, al cual Weber llama “burocrático”.

Babilonia: los babilonios  (2000-1700 a. C.) contaban con tribunales de justicia compuestos por un rango de uno a cuatro jueces, donde las penas iban desde la muerte, la  esclavitud o el  destierro y las compensaciones por daños eran iban de  3 a 30 veces el valor del objeto perjudicado. El código de Hammurabi (siglo XVIII a.C.) muestra la estructura social y  la organización económica que mantuvo la civilización.

Hebreos (1200 a. C.): Moisés fue el mejor ejemplo de líder y administrador en la civilización hebrea, ya que mostró una gran capacidad para dirigir a su pueblo y llevarlo a la prosperidad.

China: los chinos destacaron en la definición de funciones con la constitución de Chow (1100 A. De J.C.), también en la especialización porque esta la hicieron heredable, además gracias a Confucio (551 a.C.) disfrutaron de un sistema administrativo ordenado y desarrollado.

Grecia (500-  200  a.  C.):  los  griegos  tuvieron  un  gobierno  democrático,  aquí  nace  el  método científico. Gracias a sus filósofos más sobresalientes como son Sócrates, Platón, Aristóteles y Pericles se dan los principios de la administración, la selección de personal, y se separa los conocimientos empíricos de los conocimientos técnicos.

Roma (200 a. C. – 400 d. C.): los romanos pasaron por 2 etapas,  la República, y el Imperio. La estructura de la  Iglesia Católica Romana  actual fue constituida desde el  siglo  II d.C. aquí se mantuvo la autoridad principal. A los administradores se le llamaba  mandatarios o gestores, a las empresas se les clasifico en Públicas: porque  realizan actividades del Estado, Semipúblicas: porque pertenecen a sindicatos y Privadas: porque  eran manejadas por civiles.

Época feudal

El señor feudal ejercía la administración, pero no delegaba autoridad, mas tarde los siervos se liberan ya surgen los talleres artesanales, nacen los gremios. Lucas Pacioli (1934,Italia) implanta el método de partida doble en contabilidad, así como las auditorias, los hermanos lozano (1410) usan el libro diario y el mayor por primera vez. En Venecia gracias a los mercaderes surge l a asociación, (en un negocio el dueño del monto mayor de capital, atraería hacia él accionistas de menor riqueza, durante tres a cinco años y había renovación), y la comandita  que era en la que los dueños tenían responsabilidad   limitada.   Surgieron   las acciones   y   los   accionistas,   quienes   participaban equitativamente en los gastos y beneficios de la empresa.

Revolución industrial

En este periodo los avances tecnológicos fueron la característica principal, entre los cuáles destaco la máquina de vapor que fue la piedra angular del desarrollo industrial, surgieron las fábricas y se extinguieron  los talleres artesanales, el artesano se convirtió en obrero especializado y se creó la producción en serie, existió explotación inhumana de los trabajadores y el exceso de trabajo administrativo   trajo   consigo   que   se   iniciaran   investigaciones   que   causaron   las   teorías administrativas

Siglo XX

Aquí inicia la administración científica por Frederick Winslow Taylor, y con el mucho mas investigadores, continúan los avances tecnológicos e industriales.

Teoría administrativa

Las teorías administrativas son diversas, gracias a ellas se comprende la administración, por tal motivo se explicaran algunas de ellas.

Administración científica

Sus inventores son Frederick Winslow Taylor, Henry L. Gantt y los esposos Gilbreth, recibe el nombre  de  administración  científica  por la  explicación  racional  que  hace  de  los  métodos  de ingeniería  aplicados  a  la  administración,  su  principal  aportación  es  el  empleo del  método científico a la administración. Taylor crea principios y normas que nos proporcionan un superior rendimiento de la mano de obra y ahorro de los materiales, implantó el sistema de incentivos de trabajo  diferencial;  Charles  Babbage  contribuyo  con  la  división  por  oficios;  el  capitán  Henry Metcalf trazó un método predecesor para el control de costos y materiales; Henry   Lawrence Gantt fundó un sistema de remuneración a los obreros con el nombre de “primas y tareas”, y definió técnicas  graficas  para  planear  y  controlar;  Frank  Bunker  Gilbert,  estableció  un procedimiento 17  movimientos  básicos  llamados  therbligs,  con  el  objetivo  de  disminuir movimientos innecesarios.

Administración empírica

Esta corriente defiende que las tareas  administrativas deben ser realizadas en la forma sugerida por el pasado cercano, la costumbre o la tradición, su objetivo es evitar errores fundamentándose en situaciones pasadas, sus principales precursores son Peter F. Drucker, Ernerst Dale y Lawrence Appley, ellos hicieron estudios cimentados en experiencias prácticas, en los que desecharon casi todos los principios teóricos, esto es usado entre gerentes principalmente en empresas mexicanas.

Escuela ambiental

Esta corriente es mejor conocida como “escuela de las vacas contentas”, se funda en la idea de que el ser humano trabajara mejor si el medio ambiente que lo envuelve está en equilibrio con su cuerpo, su objetivo es conseguir una mayor productividad, dándole al trabajador entornos de trabajo más atractivos, su principal precursor fue George Elton mayo, y otros psicólogos.

Escuela del comportamiento humano

Esta corriente es también llamada “escuela de las relaciones humanas”, se funda en la idea de exponer una percepción más humana de la tendencia de la administración, su principal objetivo es entender y lograr los mayores resultados del trabajador, por medio de la satisfacción de sus necesidades psicológicas y de grupo, sirviéndose para ello de estudios sobre motivación, grupos, participación, etc. Sus principales precursores fueron Robert Owen y George Elton mayo.

Escuela del sistema social

El rumbo de esta escuela es la afirmación de la importancia de la organización informal, y su repercusión en el funcionamiento de la organización formal, la administración se dirige desde el punto de vista de las conexiones interculturales, trata de armonizar la estructura formal con la perspectiva humana y la organización empresarial con el medio social; sus principales precursores fueron Max Weber, Chester Barnard, Fran Oliver Sheldon y, Chris Argyris.

Escuela de administración de sistemas

Esta escuela se guía en la idea de que los sistemas son el punto de partida de la administración, declarando que un sistema es un conjunto de partes relacionadas entre sí  y que forman una unidad, define a la empresa como un sistema hecho por el hombre donde las partes internas se encargan de cumplir los objetivos fijados y las partes externas se encargan de lograr un buen funcionamiento con su ambiente. Es aplicable a organizaciones grandes, sus precursores fueron Norbet Wiener, March y Simón Murdick, Joel Ross y West Churchman.

Escuela de la teoría de decisiones

Es conocida como “escuela racional”, establece que el hombre es competente de evaluar diversos conjuntos de circunstancias, aquí los factores (sociales, económicos, etc.) influyen en demasía en la conducta y productividad del hombre, puesto que el procedimiento de decidir es la particularidad de la administración. Sus precursores fueron Von Newman, Bowman y Hutchinson.

Escuela de la medición cuantitativa

Esta escuela está íntimamente relacionada con la escuela de decisiones, aquí su orientación es matemática   y, esto fomenta el pensamiento ordenado; sus precursores fueron A. Kauffman, Norbet Wiener y Irving D.J. Bross.

Neo-humano relacionismo

Esta surge en 1940, y cree que los objetivos de la empresa son armonizados con los del trabajador, mediante  su  participación  en  la  determinación  y  alcance  de  los  mismos.  Sus  principales precursores fueron Abraham Maslow, Herzberg, Douglas Mc Gregor y Rensis Likert.

Escuela ecléctica, universal o del proceso administrativo

Esta corriente representa una fusión de varias corrientes, para la aplicación de la administración, esto significa que emplea los diversos conocimientos de cada escuela, intentando agruparlos en un una sola corriente por medio de la aplicación del proceso administrativo.

Corrientes actuales

Aun en la actualidad siguen surgiendo más enfoques y contribuciones a la administración, así que nuestra responsabilidad es estar al tanto de ellos. Estos son algunos de los que nacieron después.

Calidad total

Su Punto de vista es sistemático, hecho para cumplir y constituir los objetivos de calidad para toda la empresa y lograr el  agrado total del cliente interno y externo. Usa herramientas estadísticas y el estándar ISO 9000. Sus precursores fueron Edwards Deming, Kaouro Ishikawa, Crosby y Juran.

Desarrollo organizacional

Según Warren Bennis el desarrollo organizacional “es una respuesta al cambio, estrategia educativa cuya finalidad es cambiar las creencias, actitudes, valores y estructura de las organizaciones de tal forma que estos puedan adaptarse mejor a nuevas tecnologías, mercados y retos así como al ritmo vertiginoso del cambio mismo”.

Elementos del concepto de administración y características de la misma

ELEMENTOS DEL CONCEPTO:

          

            Si analizamos detenidamente las definiciones, podemos observar que el concepto de Administración esta integrado por los siguientes elementos:

1.      OBJETIVO es decir, que la Administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados.

2.      EFICACIA: consiste en hacer lo que se tiene que hacer, realizar solo aquellas actividades que sean necesarias, lograr los objetivos de productos o servicios en términos de cantidad y tiempo.

3.      EFICIENCIA: significa hacer las cosas bien, en el menor tiempo posible no cometer errores, es decir, lograr los objetivos al mínimo costo y la máxima calidad.

4.      GRUPO SOCIAL:  para que la Administración exista, es necesario que se de en un grupo social.

5.    COORDINACIÓN DE LOS RECURSOS: decir administrar es combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos necesarios para lograr los fines comunitarios.

6.    PRODUCTIVIDAD: Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio, es decir, producir más con los mismos recursos, en términos de eficiencia y eficacia. 

2.3   CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION

La buena administración simplifica el trabajo, al establecer principios, métodos y procedimientos, asegura la eficacia, eficiencia y productividad para lograr los objetivos de la empresa.

Sus características son:

a)      UNIVERSALIDAD. La administración existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse en cualquier  empresa ( industrial, comercial o de servicios). Es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social principalmente los grandes.

b)     VALOR INSTRUMENTAL. La administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en si misma: mediante esta se busca obtener resultados. Dado que su finalidad es eminentemente práctica.

c)      UNIDAD TEMPORAL. La administración es un PROCESO dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente, aun cuando para la enseñanza se distinguen diversas fases y etapas pero no se dan aisladamente.

d)     AMPLITUD DE EJERCICIO. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una empresa. Logrando con ello que los recurso tengan su máxima productividad.

e)      ESPECIFICIDAD. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporciona su carácter especifico, ya que algunas veces se le confunde con la Contabilidad, o la Ingeniería Industrial.

f)       INTERDISCIPLINARIEDAD. La administración es afín a todas las ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. A través de sus principios contribuye al bienestar de la comunidad ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar la relaciones humanas y generar empleos.

g)       FLEXIBILIDAD. Los principios de la Administración se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. Es decir, la rigidez es inoperante.

                                                     Proceso administrativo

Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo.

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso administrativo.

Planeación

Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La  planeación trata de crear un futuro deseado.

Robbins y De Cenzo (p.6) afirman que planificar abarca la definición de las metas de la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades. Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se hará y para que los miembros de la organización fijen su atención en las cosas más importantes.

Organización

La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es un proceso en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y suministrando los recursos. . Dirección

Dirección

La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación.

Finch, Freeman y Gilbert (p.13) dicen que la dirección es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

4. Control

Control es la función que efectúa la medición de los resultados El  obtenidos comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.

Alegre, Berné y Galve (p.42) sostienen que el control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoración de las desviaciones habidas respecto de los objetivos.